La importancia de priorizar

 La importancia de Priorizar actividad 2

Lo que importa mas nunca debe estar a merced de lo que importa menos” (Goethe, sabio Alemán)

Esta característica se refiere a la administración del tiempo, en hacer primero lo primero. Saber administrar bien el tiempo, en hacer “primero lo primero”. Saber administrar bien el tiempo, es una actividad de suma importancia.

La administración del tiempo se centra en hacer primero lo importante para mi vida. No debemos dejar estas actividades para “después” ya que “después” se convierten en actividades urgentes y se corre el riesgo de no realizarlas o realizarlas mediocremente.

Las actividades urgentes son aquellas que hay que realizarlas ya. Mientras que las importantes son aquellas que contribuyen a realizar mi misión; es una actividad que agrega valor a mi vida.

Según Stephen Covey, autor del libro “Primero lo primero”, existen cuatro cuadrantes en los que toda persona desarrolla sus habilidades y pueden ayudarnos a organizar mejor nuestro tiempo:

Urgente No urgente

Importante Cuadrante 1 Cuadrante 2

No importante Cuadrante 3 Cuadrante 4

Cuadrante 1: Lo urgente e importante. Es el cuadrante de la crisis, de los problemas apremiantes, de las tareas que se vencen.

Cuadrante 2: No urgentes, importantes. Es el cuadrante de la prevención, la planificación, la recreación, de reconocer y aprovechar nuevas y buenas oportunidades.

Cuadrante 3: No importante, urgente. Es el cuadrante de las interrupciones, de las reuniones improductivas y no importantes, de las actividades apremiantes.

Cuadrante 4: No urgente, no importante. Es el cuadrante de las trivialidades, de la pérdida de tiempo.

Existen cuatro maneras de poder organizar el tiempo:

-Primera generación: Basada en recordatorios en forma de notas y listas de chequeo (checklists). Usted sigue la corriente y hace seguimiento a las tareas que quiere hacer. Desventajas: se escapan muchas cosas. 

-Segunda generación: Basada en la planificación y preparación. Se trata de eficiencia, responsabilidad y logros, mediante el uso de calendarios y agendas. Usted fija objetivos, planes e identifica fechas límite para ellos. Desventajas: hace ver a las personas y eventos como enemigos. 

-Tercera generación: Basada en la planificación, asignación de prioridades y control. Se invierte algo de tiempo en identificar los valores y prioridades. Desventajas: los valores pueden no estar alineados con sus principios. Las prioridades se asignan generalmente por día. Generalmente se sobre-programa. 

-Cuarta generación: Retomar las ventajas mencionadas anteriormente y hacer que desaparezcan las desventajas que se abarcaron.

Identifique sus roles:

Todos tenemos roles que cumplimos: en el trabajo, en el hogar, en la comunidad, etc. Cada uno tiene sus responsabilidades y formas de contribuir. El dolor en la vida surge generalmente de ser exitoso en un rol, pero no en otro.

Si creó una misión personal significativa, será fácil identificar en ella sus roles. Sin embargo, el proceso puede tardar semanas – sin contar que pueden cambiar en el tiempo. No tiene que hacerlo “correctamente” la primera vez. 

Ejemplo de roles: padre, gerente de nuevos productos, entrenador deportivo del equipo de su hijo, director de una organización sin fines de lucro, etc. 

Revise cuidadosamente sus roles y pregúntese:

1. ¿Existen uno o dos roles que dominan su vida? 

2. ¿Cuántas de las cosas importantes (“lo primero”) corresponden a roles a los que no presta mucha atención? 

3. ¿Contribuyen estos roles, en conjunto, hacia el logro de su misión? 

¿Consideras importante priorizar? ¿Por qué?

Priorizar es muy importante ya que de esa manera se seleccionan las tareas que tienen mayor relevancia en nuestra vida, a partir de ahí se va a hacer una organización, planificación, estrategias, se va a seleccionar el tiempo que se le dedicara a la realización de la actividad y el tiempo en el que se prender completar satisfactoriamente la misma. De esa manera se estará trabajando de manera eficiente y los resultados serán garantizados ya que abra tiempo para revisarla y si es necesario realizar algún cambio. 

También cabe mencionar que se necesita tener una disciplina para cumplir con las actividades mas importantes.